טבלת חשוב–דחוף

טבלת “חשוב-דחוף” היא כלי פשוט אך אפקטיבי
על מנת לתעדף את רשימת המשימות שלך על פי רמת הדחיפות-חשיבות של כל משימה.
לפעמים הטבלה נקראת “מטריצת אייזנהאור” והיא אחת האסטרטגיות הפשוטות למימוש בניהול זמן.
אייזנהאור היה אחד הנשיאים “האפקטיביים” של ארה”ב, ואמר:
“יש לי 2 סוגי בעיות: הדחופות והחשובות.
הדחופות לא חשובות.
והחשובות הן אף פעם לא דחופות.”

כשאתה עובד עם משאבים מוגבלים – כמו משאב הזמן,
אתה לא יכול פשוט להתמקד בלעשות הרבה דברים,
עליך להתמקד בלעשות את הדברים הנכונים.

למה להשתמש בטבלת “חשוב-דחוף”?

מכיוון שהשיטה כל כך פשוטה ומתאימה להכל שניתן להכיל אותה
על כל סוגי המשימות החל מרשימות ליום-יום ועד לתכנון אסטרטגי של פרויקט.
היא מתאימה ליחיד ולצוותים, לאישי ולעסקים.

תבנית טבלת “חשוב-דחוף”

התבנית היא טבלה ריבועית 2X2, או שניתן להביט עליה כעל מערכת צירים.
כאשר הציר האנכי הוא רמת החשיבות של המשימה והציר האופקי הוא רמת הדחיפות.
עלינו לענות על 2 שאלות עבור כל משימה:

• האם המשימה חשובה?
• האם המשימה דחופה?

בהתאם לתשובה ממקמים את המשימה על הצירים.

להורדה: טבלת חשוב-דחוף

• חשוב ולא דחוף – תכניות, בניית העתיד.

  כאן המשימות שיקדמו אותך בחיים, יעזרו לך להשיג מטרות ארוכות טווח.
  הן לא דחופות אבל הן החשובות בחיינו.
  מכיוון שהן לא דחופות יש לנו נטייה כל הזמן לדחות אותן.

  יכול לכלול משימות כגון:

  • תכנון לטווח ארוך
  • עבודה שמקדמת פרויקטים שחשובים לנו
  • ניתוח סיכונים
  • השקעה במערכות יחסים
  • לימודים
  • תחזוקה שוטפת חכמה

ככל שיותר זמן תשקיע כאן כך תוכל להתפתח ולצמוח יותר בחיים.

• חשוב ודחוף – כיבוי שרפות.

  לרוב אלו מקרי חירום שלא יכולת לחזות מראש או דברים בהם לא טיפלת ונשארו לרגע האחרון.
  אלו דברים שעליך לטפל בהם באופן מיידי ויש להם לרוב השפעה לטווח הקצר.

  יכול לכלול משימות כגון:

  • עמידה בדד-ליין
  • מענה על תלונות של לקוחות
  • תיקון של מה שנשבר/התקלקל
  • דברים מ”חשוב ולא דחוף” שלא טופלו

אם תשקיע זמן בראשון “חשוב ולא דחוף” – פחות משימות יגיעו לכאן.

• לא חשוב ולא דחוף – הסחות דעת.

  אלו משימות שלא יקדמו אותך לטווח הארוך וגם לא דחופות לכרגע.

  יכול לכלול משימות כגון:

  • מיילים מיותרים
  • שיחות טלפון אישיות
  • גלישה ברשתות חברתיות
  • פגישות לא חשובות או לא פרודוקטיביות
  • כל דבר שגורם לך לדחות משימות מ”חשוב ולא דחוף”

כדאי לבלות כמה שפחות זמן במשימות האלה, או להימנע מהן כלל.

• לא חשוב ודחוף – הפרעות.

משימות שלוקחות ממך זמן ואנרגיה אך לא תורמות לטווח הארוך.
הן לוקחות ממך זמן אבל לא בעלות ערך אמיתי.

יכול לכלול משימות כגון:

• פגישות ודוחות קבועים
• שיחות טלפון והודעות
• רוב המיילים (יש מיילים שיכולים להיות חשובים ודחופים)
• בקשות של אחרים שלא מקדמות את המטרות שלך
• דברים ש”תמיד עשינו ככה” והם לא אפקטיביים

תהיה עם אצבע על הדופק לגבי המשימות שכאן – תראה מה ניתן לשנות ולייעל.
אחת השיטות הכי טובות כאן לייעול הוא להאציל סמכויות – לראות למי ניתן להעביר את ביצוע המשימות הללו.

דוגמה למילוי הטבלה:

להורדה: חשוב-דחוף-דוגמה

איך לעבוד באפקטיביות עם טבלת “חשוב-דחוף”?

קודם עלינו להבין בבירור את ההבדל בין חשוב לדחוף:

דחוף:
משימה שדורשת תשומת לב מיידית.
דברים שלא ניתן לדחות אחרת יהיו השלכות לא נעימות בזמן הקרוב. כיבוי שריפות.
משימות דחופות הן תגובתיות, הגנתיות, קצרות טווח ובעלות מיקוד צר.

חשוב:
משימה חשובה תורמת למטרה ארוכת טווח שלנו, לערכים, לחזון.
לפעמים הן דחופות אבל לרוב לא.
משימות חשובות הן פרו-אקטיביות ומובילות ליתרונות ארוכי טווח.
ההשלכות השליליות של לא לעשות אותן לא מורגשות באופן מיידי לרוב,
אך הן מצטברות לאורך זמן ועלולות להפוך למשבר.

תכנון משימות צריך להתמקד ב”חשוב ולא דחוף” וב”חשוב ודחוף”,
ולהימנע עד כמה שניתן מ”לא חשוב ולא דחוף”.

כדאי לתרגל שיבוץ משימות שבועיות או חודשיות במטריצה
על מנת שזה יהפוך להרגל בריא של הבנת סדרי עדיפויות ובניית חיים מלאי ערך ומשמעות.

לאחר שיבוץ המשימות בטבלה, אלו הן כללי האצבע לגבי הטיפול בהן:

—

לקבלת תכני התפתחות והשראה נוספים
בקבוצת וואטסאפ שקטה:
הרשמה לקבוצת הוואטסאפ של אימון יצירתי