ניהול זמן – איך להספיק לעשות דברים חשובים בזמן

אחד הגורמים לתסכול שאני נתקלת בהם לעתים קרובות הוא חוסר ההספק לעשות משהו,
בייחוד כשמדובר במשהו שחשוב.

כשאנחנו לא מצליחים לעשות משהו שחשוב לנו בזמן שהוגדר לנו או שהגדרנו לעצמנו,
לא רק שיש לכך (בדר”כ) השלכות פרקטיות,
אלא יש כאן גם אלמנט רגשי ומנטלי של הלקאה עצמית,
של תחושת כישלון ושל מטען שלילי שעלול להיגרר איתנו להמשך,
לגרום לנו להאמין שאנחנו לא מספיק טובים,
ובכך להפוך את זה למעגל שעלול לחזור על עצמו בעתיד.

למה לא הספקנו את מה שרצינו פחות רלוונטי כרגע ולא נתעסק בזה,
הייתי רוצה להתמקד במה נוכל לעשות בפעם הבאה,
על מנת למקסם את הסיכויים שלנו כן לעשות את הדברים החשובים עבורנו בזמן.

להלן כמה טיפים שמצאתי יעילים עבורי,
בתקווה שהם יוכלו לעזור לכם לפעם הבאה וגם להוות השראה לרשימת טיפים משלכם:

• רשימה:
  לנהל רשימה של דברים חשובים לביצוע (Important To Do List)
  שתהיה במקום זמין ואותה נעדכן בכל פעם שמשהו יתווסף או יסתיים (ואז נסמן אותו כגמור).

• תעדוף:
  לתעדף את כל מה שרשום ברשימה (אפשר לפי דירוג של 1-10,
  כש 1 אומר שהמשימה הזאת הכי פחות חשובה ו 10 אומר שהיא מאוד חשובה).

• תאריכי יעד:
  לכתוב תאריכי יעד לכל משימה.
  וכאן יש טריק: במידה ומדובר במשימה גדולה שזמן היעד שלה נקבע לכם ע”י גורם חיצוני –
  הורידו יומיים-שלושה מתאריך היעד המקורי, כתבו את התאריך המוקדם יותר,
  ואת תתי המשימות התאימו עד אליו (במידה והמשימה לא למחר/מחרתיים כמובן).

• תתי משימות:
  מאוד עוזר לפרק משימות גדולות לתתי משימות קטנות עד כמה שניתן
  ולכתוב אותן תחת המשימה הגדולה, ואז בכל פעם שמילאנו משימה קטנה– לסמן אותה.
  כך נראה התקדמות ונרגיש יותר מוטיבציה.

• התחייבות:
  להתחייב מול אנשים קרובים לגבי ביצוע של המשימות החשובות ביותר – להגיד להם שעד תאריך X אנו נעשה Y.
  זה מחייב אותנו כלפי עצמינו עוד יותר.

• עזרה:
  אל תהססו לבקש עזרה מהסביבה שלכם.
  הרבה אנשים לא עושים זאת, למרות שלרוב זה דווקא עובד מאוד יפה.
  תתפלאו לגלות עד כמה סביבתכם יכולה לתמוך ולעזור לכם,
  בין אם בעצות ורעיונות ובין אם בעזרה מעשית מאוד.

• תזכורת:
  להסתכל על הרשימה שלנו כל יום! ולפחות פעמיים ביום – בבוקר ובערב.
  זה יהווה תזכורת מתמדת למה שרשום בה.

• פידבק חיובי:
  לכתוב ליד כל משימה גדולה – צ’ופר גדול שנעניק לעצמינו תמורת הביצוע שלה בזמן,
  וליד כל תת משימה קטנה – צ’ופר קטן.
  פידבק חיובי כה מוחשי יתן לתת המודע שלכם מוטיבציה לבצע עוד משימות בעתיד כי יש על כך תגמול.

• פידבק מלמד:
  בכל פעם שאתם חשים חוסר רצון לעשות משימה כלשהי,
  למרות שאתם יודעים שאתם חייבים – ישר חישבו על כל מה שיקרה אם לא תעשו זאת,
  על התרחישים הגרועים ביותר, על המחיר שתשלמו על כך.
  לאחר מכן חישבו על מה שתרוויחו אם כן תעשו את המשימה והיזכרו גם בתגמול המובטח.

• ללמוד מכל התנסות:
  זה כנראה הטיפ החשוב מכולם. בין אם הצלחתם בביצוע המשימה ובין אם לא – לימדו מכך – מה עובד לכם? מה לא עובד?
  איך תוכלו להצליח טוב יותר בפעם הבאה?
  נהלו את הסקר הזה מול עצמכם בכל פעם על מנת להמשיך ולהשתפר. נהלו רישום תובנות.

בכל מקרה זכרו – הכל בחיים יחסי והכל עובר.

יש משימות שיראו ענקיות וכשתתחילו אותן תגלו שהן הרבה יותר פשוטות,
ויש משימות שיראו לכאורה מאוד קטנות ותסתבכו איתן עד מעל הראש.
יש משימות שתצליחו בהן מעבר למה שציפיתם, ויש כאלה שלא יסתדרו,
ויש כאלה שפשוט תעשו ותמשיכו הלאה.
אלו החיים, וכל זה הוא חלק מהם, העיקר ללמוד, לא לוותר ולהמשיך…

להלן תבנית של טבלת “דברים חשובים לביצוע” (אתם מוזמנים כמובן לערוך אותה לראות עיניכם… ):

ולהלן דוגמית של השימוש בתבנית:

בהצלחה במשימות ואל תשכחו ליהנות בדרך!